各学院（部）：
为规范我校本科毕业生（含临床医学7年制）（以下简称毕业生）档案管理工作，确保2015届毕业生顺利、及时就业，现就我校毕业生档案归档内容、转递要求等事项通知如下：
一、各学院（部）按毕业生档案管理相关要求，认真、仔细地建立健全毕业生档案，做到一人一袋，防止遗漏，避免出现差错。
二、应当归入档案的材料有：
（一）入学前档案材料；
（二）毕业生登记表；
（三）学习成绩登记表；
（四）各类奖惩材料；
（五）学位授予证明；
（六）入党（团）志愿书等材料；
（七）毕业离校前的体检结果；
（八）普通高等学校本专科毕业生就业通知书（白联）（升学毕业生无）；
（九）实习、实践材料；
（十）军训材料；
（十一）需要归档的其他材料。
三、材料袋上所列目录中有材料的，请注明份数。凡是有材料而目录中未列名称的，请在空白栏中填写。
四、学生处分材料中，未经同意撤消的记过及记过以下处分材料、留校察看及以上处分材料、解除留校察看材料、申请试读的有关材料均须归入个人档案。（学生工作部（处）抽查）
五、在每份材料袋上注明姓名、学号、院（部）、专业、就业去向（按报到证“档案材料”栏目填写）、毕业时间。升学的注明学校名称或研究单位名称，调档函请粘贴在该生档案袋背面，同时附研究生录取通知书复印件。
六、考取本校研究生的档案由各学院（部）自行处理，不必交到学生就业指导科。
七、关于分批次移交开具就业报到证的毕业生档案的处理。第一批移交档案截止时间为六月三十日，移交地点为凌云楼0103学生就业指导科，档案按派遣名单顺序排列移交；其它批次档案的移交另行通知。逾期或不符合以上通知要求的档案按要求调整后顺延至下一批次或由学院（部）自行转递。
八、按国家邮政局相关通知，从现在起学生档案不再属于国家秘密载体，不再通过机要方式投寄，要求改为EMS渠道。根据这一现实情况，为尽量避免因投寄方式变更而造成不必要的混乱，特对2015届毕业生档案的移交投递做出补充说明如下：
1、档案投寄方式为EMS渠道。
2、在档案移交就业办前，必须提前发送填写完整的档案寄发信息表到就业办孙磊处（发送方式：QQ在线文件或电子邮箱lsun@suda.edu.cn），经审核确认后方可送档。各学院（部）的信息表经汇总审核后，将作为今后档案投寄的信息标准下发。
3、由于国家邮政局相关文件传送的范围和各有关单位对该文件的执行力度无法预期，所以相较原先的机要投寄渠道，今后发生档案退件的情况估计将大幅增加，请各学院（部）尽早将有关情况告知毕业生，以便早作准备。
4、被退回的档案就业办将尽快退还其所在学院（部），请各学院（部）与相关毕业生协商处理，由此造成的不便敬请谅解。
招生就业处
学生工作部（处）
2015-06-10